# Przewodnik: Dokumenty i faktury Źródło: https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/dokumenty Język: pl Przewodnik, nie opis realizacji. Może być mniej ręcznego przepisywania, bo system może odczytywać dane z faktur oraz umów i porównywać je z zamówieniami, a płatność zatwierdza człowiek. Dostawca przysyła fakturę mailem, a system może odczytać kwoty i porównać je z zamówieniem. Księgowa może dostać do wyjaśnienia tylko różnice. ## Co to jest Ustawiamy system, który odczytuje dane z faktur i formularzy, także ze skanów i zdjęć zrobionych telefonem. Odczytane kwoty i dane kontrahenta mogą same trafiać do właściwych pól w Twoim programie. Każdy dokument może być od razu przypisany do sprawy lub klienta, którego dotyczy. System porównuje fakturę z zamówieniem i wyłapuje niezgodne kwoty albo daty. Z umów wyciąga najważniejsze terminy i przypomina na przykład o okresie wypowiedzenia. Płatności i podpisy zatwierdza osoba odpowiedzialna. ## Jak to działa 1. Dokumenty przychodzą tak jak dziś, mailem albo jako skan, a system sam je odczytuje. 2. System sprawdza, czy dokument jest kompletny, i porównuje go z zamówieniem. 3. Rozbieżności trafiają do pracownika, który je wyjaśnia i poprawia. 4. Płatność zatwierdza człowiek, a uporządkowane dokumenty trafiają do księgowości. ## W czym możemy pomóc To możliwości, które E4B może zbudować; zakres i koszt ustalamy po rozmowie. - **Odczytywanie danych z faktur**: System odczytuje z faktur kwoty i dane kontrahenta, więc nikt ich nie przepisuje. - **Sprawdzanie poprawności i kompletności dokumentów**: System sprawdza, czy dokument jest kompletny i poprawny, zanim trafi dalej. - **Przypisywanie dokumentów do spraw**: Każdy przychodzący dokument trafia automatycznie do sprawy lub klienta, którego dotyczy. - **Uzupełnianie danych z formularzy i załączników**: Dane z formularzy i załączników same trafiają do właściwych pól w systemie. - **Przygotowywanie dokumentów do akceptacji**: Agent przygotowuje dokument do podpisu, a osoba odpowiedzialna go sprawdza i zatwierdza. - **Porównywanie faktur z zamówieniami**: System porównuje pozycje na fakturze z zamówieniem i pokazuje różnice. - **Wykrywanie rozbieżności w dokumentach**: System wyłapuje niezgodne kwoty lub daty między powiązanymi dokumentami. - **Wprowadzanie zamówień z e-maili i plików PDF**: Zamówienia z e-maili i plików PDF trafiają do systemu bez ręcznego wpisywania. - **Wyciąganie informacji z umów**: Agent wyciąga z umowy najważniejsze terminy i kwoty, przedstawiając je w krótkim zestawieniu. - **Przypominanie o terminach w umowach**: System przypomina o zbliżających się terminach z umów, na przykład o wypowiedzeniu. - **Przygotowywanie zestawień kosztów**: Koszty z faktur i dokumentów same układają się w czytelne zestawienie. - **Automatyzacja obiegu faktur**: Faktura przechodzi od odbioru do zatwierdzenia według ustalonej ścieżki, a płatność zatwierdza człowiek. - **Rozpoznawanie tekstu na skanach i zdjęciach**: System odczytuje tekst ze skanów i zdjęć, żeby dało się go edytować i przeszukiwać. - **Przygotowanie danych do księgowości**: Dokumenty kosztowe trafiają do księgowości uporządkowane i gotowe do zaksięgowania. - **Analiza zdjęć dokumentów**: System odczytuje dane ze zdjęć dokumentów zrobionych zwykłym telefonem. ## Kiedy to ma sens - Gdy ktoś codziennie przepisuje faktury do programu księgowego. - Gdy zamówienia przychodzą w plikach PDF i trzeba je wpisywać ręcznie. - Gdy różnice między fakturą a zamówieniem wychodzą na jaw dopiero po zapłacie. - Gdy termin wypowiedzenia umowy mija, zanim ktoś o nim przypomni. ## Za co płacisz i co dostajesz - **Analiza**: Poznajemy Twój proces i dane. Wskazujemy, co warto usprawnić najpierw. - **Budowa**: Budujemy rozwiązanie i sprawdzamy je na Twoich przykładach. - **Wdrożenie**: Uruchamiamy je w narzędziach, których używasz, i pokazujemy zespołowi, jak z niego korzystać. - **Opieka**: Pilnujemy, żeby działało, i zmieniamy je razem z Twoją pracą, na zasadach z umowy. Zakres i koszt ustalamy po rozmowie o Twoim procesie. Możesz zacząć od jednego projektu albo od stałej współpracy. ## Co to może dać Twojej firmie - Mniej przepisywania i mniej literówek w kwotach. - Szybsze wyłapanie różnic, zanim pieniądze wyjdą z konta. - Porządek w dokumentach, gdy księgowość zamyka miesiąc. [Porozmawiaj z Ebi](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/ebi) ## Kontakt E-mail: [bok@eforb.pl](mailto:bok@eforb.pl) Telefon: [+48 797 360 600](tel:+48797360600) ## Publiczne strony - [E4B](https://eforb.pl) - [Internet](https://eforb.pl/uslugi/internet) - [Zewnętrzny dział AI](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai) - [Ebi, asystent AI](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/ebi) - [Realizacje](https://eforb.pl/projects) - [Jedenaście automatyzacji, które nie potrzebują AI](https://eforb.pl/projects/automatyzacje) - [Monitoring CCTV z filtrem AI](https://eforb.pl/projects/cctv) - [Czat, który wie, kiedy powiedzieć „nie wiem”](https://eforb.pl/projects/baza-wiedzy) - [Agent głosowy, który rozmawia z klientem na żywo](https://eforb.pl/projects/agent-glosowy) - [O E4B](https://eforb.pl/o-nas) - [Bezpieczeństwo](https://eforb.pl/bezpieczenstwo) - [Kontakt](https://eforb.pl/kontakt) - [Polityka prywatności](https://eforb.pl/polityka-prywatnosci) - [Przewodnik: Poczta i kalendarz](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/poczta) - [Przewodnik: Automatyzacje między systemami](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/automatyzacje) - [Przewodnik: Recepcja i obsługa klienta](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/recepcja) - [Przewodnik: Asystent znający Twoją firmę](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/wiedza) - [Przewodnik: Sprzedaż i oferty](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/sprzedaz) - [Przewodnik: Handel, magazyn i dostawy](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/handel) - [Przewodnik: Dane, raporty i prognozy](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/dane) - [Przewodnik: Agenci AI](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/agenci) - [Przewodnik: Aplikacje i systemy](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/aplikacje) - [Przewodnik: Obraz, nagrania i urządzenia](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/obraz) - [Przewodnik: Wdrożenie i opieka](https://eforb.pl/uslugi/dzial-ai/przewodnik/wdrozenie)