Dokumenty i faktury

Co to jest

Ustawiamy system, który odczytuje dane z faktur i formularzy, także ze skanów i zdjęć zrobionych telefonem. Odczytane kwoty i dane kontrahenta mogą same trafiać do właściwych pól w Twoim programie. Każdy dokument może być od razu przypisany do sprawy lub klienta, którego dotyczy.

System porównuje fakturę z zamówieniem i wyłapuje niezgodne kwoty albo daty. Z umów wyciąga najważniejsze terminy i przypomina na przykład o okresie wypowiedzenia. Płatności i podpisy zatwierdza osoba odpowiedzialna.

Jak to działa

1. 01

   Dokumenty przychodzą tak jak dziś, mailem albo jako skan, a system sam je odczytuje.

2. 02

   System sprawdza, czy dokument jest kompletny, i porównuje go z zamówieniem.

3. 03

   Rozbieżności trafiają do pracownika, który je wyjaśnia i poprawia.

4. 04

   Płatność zatwierdza człowiek, a uporządkowane dokumenty trafiają do księgowości.

W czym możemy pomóc

To możliwości, które możemy dla Ciebie zbudować. Zakres i koszt ustalamy po rozmowie o Twoim procesie.

• Odczytywanie danych z faktur

  System odczytuje z faktur kwoty i dane kontrahenta, więc nikt ich nie przepisuje.

• Sprawdzanie poprawności i kompletności dokumentów

  System sprawdza, czy dokument jest kompletny i poprawny, zanim trafi dalej.

• Przypisywanie dokumentów do spraw

  Każdy przychodzący dokument trafia automatycznie do sprawy lub klienta, którego dotyczy.

• Uzupełnianie danych z formularzy i załączników

  Dane z formularzy i załączników same trafiają do właściwych pól w systemie.

• Przygotowywanie dokumentów do akceptacji

  Agent przygotowuje dokument do podpisu, a osoba odpowiedzialna go sprawdza i zatwierdza.

• Porównywanie faktur z zamówieniami

  System porównuje pozycje na fakturze z zamówieniem i pokazuje różnice.

• Wykrywanie rozbieżności w dokumentach

  System wyłapuje niezgodne kwoty lub daty między powiązanymi dokumentami.

• Wprowadzanie zamówień z e-maili i plików PDF

  Zamówienia z e-maili i plików PDF trafiają do systemu bez ręcznego wpisywania.

• Wyciąganie informacji z umów

  Agent wyciąga z umowy najważniejsze terminy i kwoty, przedstawiając je w krótkim zestawieniu.

• Przypominanie o terminach w umowach

  System przypomina o zbliżających się terminach z umów, na przykład o wypowiedzeniu.

• Przygotowywanie zestawień kosztów

  Koszty z faktur i dokumentów same układają się w czytelne zestawienie.

• Automatyzacja obiegu faktur

  Faktura przechodzi od odbioru do zatwierdzenia według ustalonej ścieżki, a płatność zatwierdza człowiek.

• Rozpoznawanie tekstu na skanach i zdjęciach

  System odczytuje tekst ze skanów i zdjęć, żeby dało się go edytować i przeszukiwać.

• Przygotowanie danych do księgowości

  Dokumenty kosztowe trafiają do księgowości uporządkowane i gotowe do zaksięgowania.

• Analiza zdjęć dokumentów

  System odczytuje dane ze zdjęć dokumentów zrobionych zwykłym telefonem.

Kiedy to ma sens

• Gdy ktoś codziennie przepisuje faktury do programu księgowego.
• Gdy zamówienia przychodzą w plikach PDF i trzeba je wpisywać ręcznie.
• Gdy różnice między fakturą a zamówieniem wychodzą na jaw dopiero po zapłacie.
• Gdy termin wypowiedzenia umowy mija, zanim ktoś o nim przypomni.

Za co płacisz i co dostajesz

1. Analiza

   Poznajemy Twój proces i dane. Wskazujemy, co warto usprawnić najpierw.

2. Budowa

   Budujemy rozwiązanie i sprawdzamy je na Twoich przykładach.

3. Wdrożenie

   Uruchamiamy je w narzędziach, których używasz, i pokazujemy zespołowi, jak z niego korzystać.

4. Opieka

   Pilnujemy, żeby działało, i zmieniamy je razem z Twoją pracą, na zasadach z umowy.

Zakres i koszt ustalamy po rozmowie o Twoim procesie. Możesz zacząć od jednego projektu albo od stałej współpracy.